En la actualidad son cada vez más comunes las transacciones entre empresas que pertenecen a una misma organización o grupo empresarial, estás transacciones implican la captura de documentos con información en el sistema de cada una de las empresas que pertenecen a ese grupo en específico y que obedecen a un flujo empresarial muy particular.
Para representar gráficamente un escenario simple de transacciones entre empresas tomaremos el siguiente flujo de operación en el cual la empresa “A” se encarga de abastecer mercancía a dos empresas, empresas “B” y “C”, que pertenecen a su mismo grupo:
Para estas operaciones entre empresas existen sistemas adaptados y especializados a este flujo de transacciones, SAP Business One cuenta con la solución Intercompany la cual se adapta perfectamente al ERP logrando el flujo de transacciones entre empresas que el grupo requiere, pero, ¿Cuál es el beneficio real de una solución Intercompany?
Entendiendo el flujo empresarial de la imagen 1 en este documento, responderemos a esta pregunta analizando la solución Intercompany de SAP Business One en donde resaltaremos la implicación que tiene esta herramienta en cada una de las áreas empresariales involucradas:
Compras / Ventas: Al momento de crearse una orden de compra en SAP Business One, la solución Intercompany realiza el proceso necesario para notificar a la empresa “A” que se ha generado un pedido de la sucursal y crea un pedido de venta.
El pedido de venta se puede crear de manera automática gracias a la información unificada que existen en cada una de las empresas que pertenece al grupo y las utiliza para generar el documento de venta con los mismos artículos, cantidades y fechas de entrega con las que se creo el pedido de compra de las sucursales.
De esta manera no se requiere personal adicional para capturar los pedidos de venta generados por las diferentes sucursales, optimizando tiempos de captura y errores en el detalle de los pedidos.
Logística: El paso dos en este flujo requiere la entrega de la mercancía solicitada, en este paso los operadores logísticos recolectan y envían los productos solicitados por cada sucursal creando el documento de entrega de mercancía en SAP Business One de la empresa “A”.
Para este caso la solución Intercompany hace la recepción de mercancía en cada sucursal de manera automática tomando en cuenta toda la información necesaria como los artículos, costos, unidades de medida y cantidades que ingresan al almacén de la sucursal. Esto evita que los usuarios olviden ingresar algún articulo al almacén o capturen cantidades incorrectas dando como resultado diferencias entre el inventario real y el de sistema, además, el control de los números de lote o serie no se perderán en el camino ya que en la entrada de mercancía se registra cada detalle de lo que ingresa al almacén.
Cuentas por cobrar / Cuentas por pagar: Una vez confirmada la replica de los documentos logísticos es necesario crear la factura de clientes para cada entrega realizada desde el modulo de ventas, los usuarios crean el documento con todos los requisitos fiscales necesarios y al momento de crearlo nuevamente interviene la solución intercompany de SAP Business One creando la factura de proveedores en las sucursales correspondientes.
El beneficio de este proceso es tangible ya que los saldos de los clientes / proveedores del grupo siempre van a cuadrar, lo que debe la empresa “B” en SAP Business One siempre va a ser lo que la empresa “A” tiene registrado para cobrar a la sucursal.
¡No nos preocuparemos por cuadrar los saldos con las empresas que pertenecen al grupo!
FINANZAS: Cada transacción y afectación contable es registrada con el fin de obtener informes de las diferentes áreas involucradas en los procesos, en este caso el área contable y financiera puede sacar mayor provecho a los informes consolidados de las empresas. Es posible sacar un estado de resultados de todo el grupo empresarial o simplemente sacarlo de dos empresas en específico.
La solución Intercompany de SAP Business One también satisface requerimientos como:
- Balance de prueba consolidado
- Balance general consolidado
- Informe de inventario de almacén entre empresas
- Informe de saldos de sucursales
- Informe consolidado de análisis de ventas
- Consolidación de compañías con diferentes estructuras de plan de cuentas y diferentes monedas locales
Después de analizar las diferentes áreas involucradas en los procesos entre empresas podemos notar que la solución Intercompany optimiza personal, procesos empresariales y tiempos de captura, satisfaciendo las necesidades que las empresas necesitan para que directivos y/o dueños puedan obtener informes con datos precisos y reales en el momento que se necesiten.
Bibliografía:
SAP. (marzo, 2019). Gane eficiencia y control automatizando. abril, 2020, de SAP Sitio web: https://www.sap.com/spain/documents/2019/03/5cd37ff1-407d-0010-87a3-c30de2ffd8ff.html
Escrito por: Mario Alberto Mendoza Cáceres
Consultor B1 en RSG RedSinergia
